LA CUENTA BANCARIA EMOCIONAL

Antes de iniciar la revisión de los hábitos de la victoria pública, donde lo más importante que debemos cultivar son nuestra relaciones, vamos a aprender un nuevo concepto, el de "La cuenta bancaria emocional".

Imaginen que sus relaciones son iguales que una cuenta bancaria, donde podemos efectuar depósitos, que aumentan positivamente nuestra cuenta y reintegros, que la afectan negativamente. Mientras más depósitos realicemos, nuestra cuenta tendrá saldo a favor en caso de cometer algún error con la persona y el valor de la relación no decaerá, pero al contrario si no tenemos suficiente saldo, en caso de realizar cualquier reintegro, por muy pequeño que sea, la relación ira muy mal, incluso ocurre que existen relaciones con saldos negativos que afectan a ambas personas, sin siquiera tener intenciones de estar en la misma habitación o intercambiar un par de palabras.

¿Cómo será esto en caso de un matrimonio?, cada acción que uno realiza aumenta el valor de la cuenta, pero existen otras acciones que merman poco a poco la relación, finalizando en divorcios, ya que ambas partes no tienen intenciones de invertir su tiempo y dedicación en mantener el amor y la confianza.

Piensen en lo siguiente, si se encuentran con un amigo de la infancia, es fácil retomar la relación justo en el momento en que quedó, comienzan a aparecer los recuerdos, las anécdotas, etc. En cambio con nuestros hijos y esposa es muy distinto, debemos procurar hacer depósitos todos los días, ya que mientras más cercana es la relación, más esfuerzo debemos poner en mantenerla, dado que el nivel de conocimiento emocional entre las partes lo necesita.

Espero que de ahora en adelante puedan identificar sus relaciones y los saldos que tienen ella para efectuar los depósitos necesarios, manteniendo la armonía necesaria en el camino para lograr la interdependencia.

LOS HÁBITOS DE LA INTERDEPENDENCIA

Ahora comenzaremos nuestro estudio sobre los hábitos que nos marcan el camino hacia la interdependencia, si lo desean pueden trabajar con ellos si se encuentran en etapa de trabajo con los primeros tres, es de suma importancia ir asimilando las enseñanazas de todos los hábitos de forma integrada.

Él primero de estos hábitos es "piense en ganar/ganar", a través de él revisaremos nuestros paradigmas respecto a la resolución de conflictos, el segundo es "procure primero comprender antes de ser comprendido" enfocando la atención en nuestra comunicación con las demás personas y finalmente nos centraremos en la "sinergia", que es la vía por la cuál podemos generar resultados nunca imaginados por un grupo de personas.

Todos ellos nos permiten avanzar hacia la victoria pública, es decir, la armonía con nuestro entorno, se refiere a las hábilidades de la ética de la personalidad, pero con la diferencia que ya hemos trabajado en nuestra base, en nuestro carácter con los primeros tres hábitos, eso nos ayuda a ser consecuentes con las cosas que decimos, ya que lo más importante no es lo que digamos, sino lo que hacemos.

EL CAMINO A LA INTERDEPENDENCIA

Bueno, ya estamos a mitad del camino para llegar a nuestra meta de lograr la interdependencia y  relacionarnos con nuestros semejantes para lograr resultados nunca imaginados.

Como podrán darse cuenta hasta ahora, el pilar de este camino se basa en pasar de la dependencia a la independencia con ayuda de los tres primeros hábitos, ser proactivo, partir con un fin en mente y establecer primero lo primero. Esto es fundamental, ya que gracias a ellos podemos aprender a confiar en nosotros mismos, confiar en nuestras capacidades, aprender a conocernos mejor, de esta manera, sabemos lo que somos capaces de hacer y lograr, el secreto es aprender a confiar primero en nosotros antes de que los demás confíen, no podemos recoger los frutos de la interdependencia si las raíces de nuestros árbol están descuidadas, quizás podremos disimular por un tiempo, pero a la larga será evidente nuestra falta de equilibrio, orden personal y capacidad para hacer que las cosas sucedan, solo debemos esperar que aparezca una crisis y vendrá el colapso, no podemos disimular con los demás. Podemos maquillar nuestras relaciones con técnicas de comunicación y AMP (actitud mental positiva), pero si no trabajamos con nosotros mismos, esto no sirve de nada.

Espero que estén trabajando en organizar su vida con las entradas revisadas anteriormente, es de suma importancia iniciar con nosotros mismos, ya que el paradigma está ahí, muchos de nuestros problemas de hoy tienen que ver con nuestra falta de efectividad personal básica.

PRIMERO LO PRIMERO: HERRAMIENTA DE CUARTA GENERACIÓN

Bueno, ya vimos las opciones que tenemos para generar capacidad disponible, pero ahora les mostraré las características que debiera tener una herramienta de cuarta generación de la administración del tiempo, por si se aventuran a crear una propia. (La cuarta generación se basa en la administración semanal)

Lo primero que se debe hacer, es definir nuestros "ROLES", es decir, establecer claramente las áreas en las que decido invertir mi tiempo y dedicación personal, como por ejemplo, nuestro rol de esposo/a, padre, madre, empleado/a, hermano/a, gerente de marketing, miembro de una comunidad, etc. Identifiquen donde invertirán su tiempo en los próximos siete días.

El segundo paso consiste en identificar, dos o tres objetivos a desarrollar durante la semana para cada uno de los roles definidos anteriormente, pueden ser cosas pequeñas, recuerden que podemos avanzar paso a paso. Estas metas deben estar acorde con el cuadrante II. (Deben estar relacionadas con su enunciado de misión personal, si es que ya escribieron el suyo)

Como tercer paso, debemos definir nuestras prioridades de la semana (dentro de los dos o tres objetivos anteriores, se debe fijar aquel que es prioritario por sobre los demás), posterior a esto, se procede a la programación temporal de las metas, realizando la distribución en los diferentes días y horarios que consideren pertinentes.

Finalmente, debemos considerar que nuestra herramienta debe ser coherente, es decir, que exista armonía entre visión, misión, roles y metas, equilibrada, que me ayude a identificar lo importante de mi vida, sin descuidar ningún área, ya sea mi salud, mi familia, desarrollo personal, etc., centrada en el cuadrante II, incluir actividades que dejen una sensación de avance en mi vida, evitando desperdiciar tiempo en el cuadrante IV y III, reduciendo al mínimo las urgencias del cuadrante I, tener una dimensión humana, referido a las personas, recuerden que con las personas no puedo ser eficiente, solo puedo ser efectivo, debemos darnos el tiempo para cultivar nuestras relaciones, ayudar a los demás, escuchar a otros, no se deben sentir culpables si es que por dar prioridad a alguien, no pudimos cumplir con lo planificado, esto es algo que ocurre con las herramientas actuales, esto se relaciona directamente con la flexibilidad que debe tener nuestra herramienta, no debemos estar esclavizados a ella, se deben considerar los cambios que ocurren en el camino. El último atributo corresponde a la portabilidad, esto se refiere a que nos debe acompañar a todas partes, ser portátil, de esta manera podemos revisar nuestra planificación cuando tengamos un momento disponible dentro del día, evaluando el cumplimiento de nuestros objetivos.

Espero que les sirva de algo y puedan generar su propia herramienta ó adaptar su actual agenda en base a lo  planteado.

Que tengan una excelente semana. :-)

PRIMERO LO PRIMERO: DELEGACIÓN EFECTIVA

Descubriendo aún la manera de generar tiempo disponible y hacer el uso efectivo de nuestros recursos, revisamos en la entrada anterior sobre la necesidad de aprender a decir que "NO" sutilmente y a como ganar tiempo de los cuadrantes III y IV.

Otra forma para convertirnos en generadores de capacidad disponible, se centra en el aprendizaje de la delegación efectiva. (DE) 

La DE tiene cierta particularidades que muchas veces no ponemos en práctica, lamentándonos luego de haber encargado algo a otra persona, sin buenos resultados y que mejor lo hubiésemos hecho nosotros mismos, reforzando el dicho, "si quieres que algo salga bien, debes hacerlo tu mismo".

El problema no son los demás, es nuestro paradigma de delegación el que está errado, es básicamente aclarar las expectativas de delegador y delegado para evitar diferencias de interpretación acerca de lo que se está solicitando, para efectuar este proceso de buena manera, se deben cumplir cinco requisitos fundamentales:

1. Resultados deseados, parte fundamental del proceso, se debe generar una comprensión mutua  y clara de lo que se quiere lograr, centrándose en el qué y no en el cómo, la delegación efectiva se centra en los resultados no en los métodos.
2. Directrices, corresponde a los parámetros dentro de los que se puede desenvolver el individuo, se deben señalar las posibles rutas de fracaso, evitando pérdidas de tiempo, pero no decir lo que hay que hacer, para que sea la persona sea la que descubra la solución al problema o su propio camino correcto.
3. Recursos, corresponde a los recursos humanos, económicos, técnicos u organizacionales con los que la persona cuenta para el logro de los resultados.
4. Rendición de cuentas, se debe establecer una norma de evaluación de los resultados y el momento especifico en que esta se llevará a cabo, para avances ó resultado final.
5. Consecuencias, se debe definir claramente lo que sucederá, positivo o negativo, como resultado de la evaluación. Recompensas económicas, psicológicas, asignaciones de tareas, etc.

Como podrán darse cuenta, la mayoría de las veces decimos que delegamos pero en realidad estamos solicitando a alguien que realice una tarea sin especificar nada de lo anterior, es por esto, que la persona realizará su mejor esfuerzo, pero muchas veces sin lograr el objetivo, puesto que no fueron aclaradas las expectativas de ambas partes, el delegado supone que hizo una labor espectacular y el delegador cree que hizo un trabajo discreto, sintiéndose desilusionado, así cae nuevamente en tratar de hacerlo todo el mismo, siendo inefectivo en la administración de su tiempo.

Lo importante para generar capacidad disponible es tomarse un poco de tiempo para aclarar las expectativas de ambas partes, de esta manera, la persona irá poco a poco cumpliendo sus tareas, así, en tareas posteriores, confiaremos que el objetivo será logrado sin importar el método, siendo lo más  importante el conocimiento que tiene el individuo sobre los distintos caminos que puede tomar para llegar a la meta.

Recuerden, no piensen en tratar de hacer todo ustedes mismos, vivimos en un mundo interdependiente por esto, debemos apoyarnos con las demás personas para lograr resultados inimaginables. 

PRIMERO LO PRIMERO: USO EFECTIVO DEL TIEMPO (TIME MANAGEMENT)

Uso efectivo del tiempo, hace unos tres años no tenía idea de que se trataba, pensaba que se refería a llenar mi agenda de actividades con el mayor lujo de detalles, pero estaba muy equivocado, ya que finalmente, terminaba administrando solo crisis y además extremadamente estresado por tratar de cumplir con todo lo planificado, cuando no podía cumplir, perdía la esperanza de poder cumplir con lo que venía al día siguiente, ya que todo se iba acumulando y para poder estar al día con la agenda, debía invertir tiempo valioso de mi familia y amigo, trabajando tardes y fines de semana.

El verdadero uso efectivo del tiempo se enfoca en el cuadrante II de la matriz de la administración del tiempo, en la prevención, la planificación, en la generación de capacidad disponible, en el mantenimiento preventivo, visualizando lo que queremos, preparándonos para lo que viene. es decir, todas las actividades que generan valor o podrían generar valor en algún momento.

El entrar e esta etapa requiere que tengamos muy claras nuestros roles, metas y objetivos, ya que de esta manera, cada paso que damos, cada trabajo que terminamos, cada cosa que realicemos, nos acerca más a lo que deseamos obtener. Debemos definir nuestra misión misión personal y actuar de acuerdo a ella, debemos definir nuestros valores y principios, así, cuando necesitemos guía interior para resolver sobre algo, tendremos el profundo conocimiento acerca de las cosas que son importantes en nuestra vida y aquellas que consideramos correctas, así tomaremos la mejor decisión.

El uso efectivo del tiempo se centra en nuestras relaciones, entendiendo que la sinergia es la herramienta más poderosa para el logro de metas colectivas, recuerden que vivimos en un mundo interdependiente, es por ello que debemos tener claro que con las personas no podemos ser eficientes, solo efectivos. (Ser eficiente es cumplir el objetivo con el óptimo uso delos  recursos, en cambio ser efectivo significa cumplir el objetivo sin considerar el uso de recursos, por ejemplo si quisiéramos ser eficientes con nuestro jefe o nuestra esposa y le dijéramos, disculpa, pero solo dispongo de dos minutos para hablar contigo, que creen que pensarían.)

Ser efectivo del tiempo significa generar alternativas, crear nuevas formas de solucionar los problemas, de esta manera podemos aprender a decir que no, pero dando siempre una posibilidad diferente a quien nos solicita ayuda, esto es muy útil para aquellos que hoy en día se encuentran en el cuadrante III, haciendo o viviendo las crisis de los demás.

Para entrar en el cuadrante II necesitamos generar tiempo y la única forma al principio es sacarlo de los cuadrantes III y IV, ya que las crisis del cuadrante I seguirán ocurriendo por un tiempo hasta que todo se normalice, después solo tendremos algunas crisis, pero tendremos las herramientas para resolverlas con toda calma, ya que tendremos una visión global de nuestros roles, metas y objetivos.

Resumiendo, para poder ingresar al cuadrante II, primero necesitamos obtener tiempo del cuadrante III y IV, luego debemos definir nuestros roles, metas y objetivos, así podremos trabajar nuestras relaciones entregando alternativas para la solución de problemas, además tendremos tiempo para planificar, evitando futuras crisis, lo demás es muy simple, al tener más tiempo, ustedes pueden decidir que hacer con él, se darán cuenta que se convertirán en verdaderos generadores de capacidad disponible, eso sí, se necesita mucho esfuerzo y dedicación y muchos compromisos con ustedes mismos para cumplir.

PRIMERO LO PRIMERO: EL SEGUNDO CUADRANTE DE LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Por fin, ya hemos llegado al segundo cuadrante, si lo usamos de buena manera puede significar un cambio sustancial en nuestra manera de enfrentar situaciones y programar nuestro quehacer diario.

Primero que todo, este cuadrante (II) esta enfocado a generar visión y perspectiva, esta íntimamente relacionado con nuestro hemisferio derecho donde nace nuestra misión personal, es la base para vivir el liderazgo personal efectivo, es nuestra fuente de equilibrio personal, el lugar donde aprendemos a confiar en nosotros mismos. Gracias a esto, aprendemos a gestionar nuestras crisis, aprendemos a evitarlas, a través de nuestro actuar Proactivo. 

Se genera una transición desde el sentimiento de falta de control a casi una totalidad de control, ponemos énfasis en las personas y las relaciones, no en las cosas. Para esto, debemos considerar ser efectivo con las personas y eficientes con las cosas, es decir, a las personas no las podemos encasillar en una agenda con un tiempo determinado, debemos trabajar en crear valor en nuestras relaciones y por lo tanto, como ejemplo, no podemos decirle a nuestra esposa que tenemos 10 minutos para estar con ella o decirle a nuestros subordinados que tenemos 5 minutos para atender sus necesidades, eso significaría un bloqueo inmediato a la comunicación. 

Con el pasar del tiempo, se aprende a ganar tiempo de otros cuadrantes para centrarse en el II.  Al trabajar centrado en el cuadrante II, se tiene un sentimiento de control que no se compara con nada conocido, somos consientes de nuestra responsabilidad (habilidad para elegir la respuesta), "LOS QUE MARCAN PRIORIDADES".

Lo dejaremos hasta acá por el momento, ya en las próximas entradas seguiremos avanzado y descubriendo sus ventajas.

PRIMERO LO PRIMERO: EL CUARTO CUADRANTE DE LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Como quedamos de acuerdo anteriormente lo mejor irá al final, así que ahora nos centraremos en el cuarto cuadrante de la matriz de la administración del tiempo.

Este cuadrante incluye todas las cosas triviales, algunas llamadas telefónicas, algunos correos electrónicos, en fin, situaciones que no aportan mucho a nuestra eficacia o eficiencia, en este cuadrante se incluyen las actividades agradables, el ocio, etc.

No es mal visto dedicar cierto tiempo a estas actividades, pero cuando nos centramos en él, sufrimos y le damos el control de nuestras vidas a cosas externas, dejamos de lado las cosas importantes y muchas veces las urgentes para refugiarnos en la flojera. Son aquellos individuos que tienen el lema,"Si tienes algo que hacer mañana, déjalo para pasado mañana", yendo al extremo.

El resultado de esto, es una total irresponsabilidad ante la vida, despidos de empleados, relaciones pobres, entre algunos ejemplos.

Una de las cosas a tener en cuenta es que no se prohíbe ingresar de vez en cuando a este cuadrante, pero tenemos que hacerlo de manera responsable, cuando no tengamos cosas pendientes. Cuando aprendan a trabajar con el cuadrante II, se darán cuenta que tendrán mucho tiempo disponible y parte de este lo pueden dedicar al IV si así lo desean.

Como último mensaje, recordemos que las personas que logran el éxito, generalmente son expertos en triunfar sobre aquellas cosas que a la mayoría no les gusta hacer, como levantarse temprano, entregar los informes en la fecha prevista, dedicar tiempo al desarrollo personal, escuchar a los demás, descansar en vez de salir de fiesta, etc., es decir, tienen sus objetivos claros y lo que deben sacrificar para lograrlo.

Las personas que están inmersas en el cuadrante IV son los "FLOJOS", esos que no les gusta hacer nada por avanzar y culpan a los demás de su desdicha, pero no tienen la menor intención de levantarse de su silla, viven para descansar, jugar, pasarlo bien, sin tomar nada en serio, ni siquiera su propia vida, lamentablemente este ritmo no es sostenible en el tiempo.

PRIMERO LO PRIMERO: EL TERCER CUADRANTE DE LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Como podrán darse cuenta, nos hemos saltado el segundo cuadrante, así dejamos lo mejor para el final, mientras tanto nos preocuparemos del tercer cuadrante, que se enfoca en aquellas cosas que son urgentes pero que no son importantes.

Muchas de estas, tienen que ver con la reputación, ya que estamos constantemente involucrados en las crisis de otros, tenemos enfoque de plazos cortos, pensamos que la planificación y la prevención no valen la pena y nos sentimos totalmente excluidos del control. Ejemplos de esto son aquellas situaciones cuando contestamos todos los llamados telefónicos inoportunos, aceptamos interrupciones de otras personas, estamos dispuestos a asistir a cuanta reunión nos inviten, a pesar de que estas no lleven a ningún lado.

Todo lo que hemos comentado hasta el momento se podría evitar si supiéramos decir que "NO" sutilmente, pero lamentablemente no lo hacemos y recurrimos al lenguaje reactivo del "tengo", tengo que ir a la reunión, tengo que contestar la llamada, tengo que ayudar con el informe, etc. Recuerden que siempre tenemos la voluntad de elegir nuestra respuesta y por lo tanto somos tan culpables como quienes nos empujan a realizar estas actividades.

Este cuadrante (III) se caracteriza por el personaje SUMISO, que se siente con las manos atadas, se siente sin las herramientas y a merced de lo que ocurre en su entorno, no tiene control sobre nada, esta situación puede llegar a generar mucho estrés, ya que el círculo de influencia es demasiado pequeño en comparación con el círculo de preocupación.

Consejo, aprendamos a reconocer el valor para nuestras vidas de las cosas importantes, aprendamos a decir "NO" sutilmente sin parecer maleducado, enfoquémonos en las cosas que realmente nos dejan la sensación de ir avanzando en la concreción de nuestras metas.

Te dejo planteada esta inquietud. ¿Actúas como SUMISO en tu hogar o tu trabajo?

PRIMERO LO PRIMERO: EL PRIMER CUADRANTE DE LA MATRIZ DEL TIEMPO

Bueno, ahora nos vamos de lleno en el estudio detallado de los cuadrantes de la matriz de la administración del tiempo, como les mencioné anteriormente, el primer cuadrante (I) es de las cosas que son muy urgentes y muy importantes, aquellas que requieren de nuestra acción inmediata, entre los ejemplos que podemos nombrar, están, los informes de última hora, la solución de algunos problemas en el hogar, llamadas y encargos de última hora de nuestro jefe, etc.

Como pueden observar, una de las particularidades de este cuadrante, está en la concentración de plazos muy cortos, genera estrés para quienes se ven inmersos en él, además se observa que aquellos que administran desde este cuadrante están en un continuo estado de emergencia, como si pasarán apagando incendios en todo momento al igual que un bombero, haciéndolas personas expertas en administrar crisis. 

Siempre encontraremos con situaciones de este tipo en nuestra vida, pero el mayor problema se presenta que si vivimos siempre en situaciones de estrés, podemos terminar colapsando mentalmente o físicamente.

Para una persona que vive en este cuadrante, se hace muy difícil planificar y pensar en las cosas importantes de su vida, esta demasiado ocupado en otros temas, la prevención y la planificación pasan a segundo plano, no existe tiempo para definir sus roles, metas y objetivos, no tiene tiempo para sus relaciones, sus hijos o su esposa, el chequeo médico puede hacerse la próxima semana, no queda espacio para educarse, en fin, ninguna actividad que genere capacidad de producción (CP) a futuro es considerada, yendo a casos extremos.

Una cosa que se debe tener en cuenta, todo aquello que es muy importante para nuestras vidas y que no revisamos hoy con tiempo, tengan por seguro que mañana será una urgencia del primer cuadrante.

Pongamos este ejemplo:

"Me solicitan que desarrolle el informe para un nuevo producto en mi empresa, tengo tres meses antes de la entrega y presentación, como es bastante, no me preocupo del tema, sé que debo investigar algunas cosas antes de redactar el informe, así que lo dejo para unos días más y me enfoco en lo más urgente. 

Pasan unas semanas y nuevamente recuerdo que tengo que entregar el informe, como soy muy seguro de mis capacidades, espero unos días más. 

Pasan los días y finalmente estoy a una semana de la entrega, así que procedo a investigar del tema, sé que puedo terminarlo en la fecha estipulada, ya que tengo esta costumbre desde la universidad, dejar las cosas hasta última hora. 

El problema se presenta cuando comienzo mi investigación, debo entrevistarme con algunas personas y tengo muchos problemas para coordinar mi agenda con la de ellos, pero finalmente logro reunir todo lo que necesito dos días antes de la entrega del informe, ahora debo trabajar dos noches seguidas para poder cumplir y presentar en la fecha prevista.

Por fin llegó el gran día, pude terminar una hora antes de la presentación, soy un genio. 

Lamentablemente ocurrió un problema, durante la reunión de presentación, me preguntaron algunas cosas que tuve que dejar fuera, por el poco tiempo que tenía, mi jefe se molestó bastante, así que tengo hasta mañana por la mañana para entregar lo que falta. Me siento fatal, estoy muy cansado, pero no tengo otra opción, tendré que trabajar hasta tarde."

Como pueden ver en este ejemplo, la persona no quiso aprovechar el tiempo que tenía y postergo hasta que algo muy importante para su credibilidad como profesional se volvió una urgencia del primer cuadrante, termino con su reputación dañada y muy cansado, pudiendo afectar en su desempeño de la semana completa.

Así existen muchos ejemplos en los diferentes roles que desempeñamos, traten de observar durante esta semana, que cosas estamos dejando de hacer que pueden convertirse en una urgencia. Además hagan una evaluación personal para ver si actualmente están actuando como bomberos con sus obligaciones.