PRIMERO LO PRIMERO: DELEGACIÓN EFECTIVA

Descubriendo aún la manera de generar tiempo disponible y hacer el uso efectivo de nuestros recursos, revisamos en la entrada anterior sobre la necesidad de aprender a decir que "NO" sutilmente y a como ganar tiempo de los cuadrantes III y IV.

Otra forma para convertirnos en generadores de capacidad disponible, se centra en el aprendizaje de la delegación efectiva. (DE) 

La DE tiene cierta particularidades que muchas veces no ponemos en práctica, lamentándonos luego de haber encargado algo a otra persona, sin buenos resultados y que mejor lo hubiésemos hecho nosotros mismos, reforzando el dicho, "si quieres que algo salga bien, debes hacerlo tu mismo".

El problema no son los demás, es nuestro paradigma de delegación el que está errado, es básicamente aclarar las expectativas de delegador y delegado para evitar diferencias de interpretación acerca de lo que se está solicitando, para efectuar este proceso de buena manera, se deben cumplir cinco requisitos fundamentales:

1. Resultados deseados, parte fundamental del proceso, se debe generar una comprensión mutua  y clara de lo que se quiere lograr, centrándose en el qué y no en el cómo, la delegación efectiva se centra en los resultados no en los métodos.
2. Directrices, corresponde a los parámetros dentro de los que se puede desenvolver el individuo, se deben señalar las posibles rutas de fracaso, evitando pérdidas de tiempo, pero no decir lo que hay que hacer, para que sea la persona sea la que descubra la solución al problema o su propio camino correcto.
3. Recursos, corresponde a los recursos humanos, económicos, técnicos u organizacionales con los que la persona cuenta para el logro de los resultados.
4. Rendición de cuentas, se debe establecer una norma de evaluación de los resultados y el momento especifico en que esta se llevará a cabo, para avances ó resultado final.
5. Consecuencias, se debe definir claramente lo que sucederá, positivo o negativo, como resultado de la evaluación. Recompensas económicas, psicológicas, asignaciones de tareas, etc.

Como podrán darse cuenta, la mayoría de las veces decimos que delegamos pero en realidad estamos solicitando a alguien que realice una tarea sin especificar nada de lo anterior, es por esto, que la persona realizará su mejor esfuerzo, pero muchas veces sin lograr el objetivo, puesto que no fueron aclaradas las expectativas de ambas partes, el delegado supone que hizo una labor espectacular y el delegador cree que hizo un trabajo discreto, sintiéndose desilusionado, así cae nuevamente en tratar de hacerlo todo el mismo, siendo inefectivo en la administración de su tiempo.

Lo importante para generar capacidad disponible es tomarse un poco de tiempo para aclarar las expectativas de ambas partes, de esta manera, la persona irá poco a poco cumpliendo sus tareas, así, en tareas posteriores, confiaremos que el objetivo será logrado sin importar el método, siendo lo más  importante el conocimiento que tiene el individuo sobre los distintos caminos que puede tomar para llegar a la meta.

Recuerden, no piensen en tratar de hacer todo ustedes mismos, vivimos en un mundo interdependiente por esto, debemos apoyarnos con las demás personas para lograr resultados inimaginables. 

PRIMERO LO PRIMERO: USO EFECTIVO DEL TIEMPO (TIME MANAGEMENT)

Uso efectivo del tiempo, hace unos tres años no tenía idea de que se trataba, pensaba que se refería a llenar mi agenda de actividades con el mayor lujo de detalles, pero estaba muy equivocado, ya que finalmente, terminaba administrando solo crisis y además extremadamente estresado por tratar de cumplir con todo lo planificado, cuando no podía cumplir, perdía la esperanza de poder cumplir con lo que venía al día siguiente, ya que todo se iba acumulando y para poder estar al día con la agenda, debía invertir tiempo valioso de mi familia y amigo, trabajando tardes y fines de semana.

El verdadero uso efectivo del tiempo se enfoca en el cuadrante II de la matriz de la administración del tiempo, en la prevención, la planificación, en la generación de capacidad disponible, en el mantenimiento preventivo, visualizando lo que queremos, preparándonos para lo que viene. es decir, todas las actividades que generan valor o podrían generar valor en algún momento.

El entrar e esta etapa requiere que tengamos muy claras nuestros roles, metas y objetivos, ya que de esta manera, cada paso que damos, cada trabajo que terminamos, cada cosa que realicemos, nos acerca más a lo que deseamos obtener. Debemos definir nuestra misión misión personal y actuar de acuerdo a ella, debemos definir nuestros valores y principios, así, cuando necesitemos guía interior para resolver sobre algo, tendremos el profundo conocimiento acerca de las cosas que son importantes en nuestra vida y aquellas que consideramos correctas, así tomaremos la mejor decisión.

El uso efectivo del tiempo se centra en nuestras relaciones, entendiendo que la sinergia es la herramienta más poderosa para el logro de metas colectivas, recuerden que vivimos en un mundo interdependiente, es por ello que debemos tener claro que con las personas no podemos ser eficientes, solo efectivos. (Ser eficiente es cumplir el objetivo con el óptimo uso delos  recursos, en cambio ser efectivo significa cumplir el objetivo sin considerar el uso de recursos, por ejemplo si quisiéramos ser eficientes con nuestro jefe o nuestra esposa y le dijéramos, disculpa, pero solo dispongo de dos minutos para hablar contigo, que creen que pensarían.)

Ser efectivo del tiempo significa generar alternativas, crear nuevas formas de solucionar los problemas, de esta manera podemos aprender a decir que no, pero dando siempre una posibilidad diferente a quien nos solicita ayuda, esto es muy útil para aquellos que hoy en día se encuentran en el cuadrante III, haciendo o viviendo las crisis de los demás.

Para entrar en el cuadrante II necesitamos generar tiempo y la única forma al principio es sacarlo de los cuadrantes III y IV, ya que las crisis del cuadrante I seguirán ocurriendo por un tiempo hasta que todo se normalice, después solo tendremos algunas crisis, pero tendremos las herramientas para resolverlas con toda calma, ya que tendremos una visión global de nuestros roles, metas y objetivos.

Resumiendo, para poder ingresar al cuadrante II, primero necesitamos obtener tiempo del cuadrante III y IV, luego debemos definir nuestros roles, metas y objetivos, así podremos trabajar nuestras relaciones entregando alternativas para la solución de problemas, además tendremos tiempo para planificar, evitando futuras crisis, lo demás es muy simple, al tener más tiempo, ustedes pueden decidir que hacer con él, se darán cuenta que se convertirán en verdaderos generadores de capacidad disponible, eso sí, se necesita mucho esfuerzo y dedicación y muchos compromisos con ustedes mismos para cumplir.

PRIMERO LO PRIMERO: EL SEGUNDO CUADRANTE DE LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Por fin, ya hemos llegado al segundo cuadrante, si lo usamos de buena manera puede significar un cambio sustancial en nuestra manera de enfrentar situaciones y programar nuestro quehacer diario.

Primero que todo, este cuadrante (II) esta enfocado a generar visión y perspectiva, esta íntimamente relacionado con nuestro hemisferio derecho donde nace nuestra misión personal, es la base para vivir el liderazgo personal efectivo, es nuestra fuente de equilibrio personal, el lugar donde aprendemos a confiar en nosotros mismos. Gracias a esto, aprendemos a gestionar nuestras crisis, aprendemos a evitarlas, a través de nuestro actuar Proactivo. 

Se genera una transición desde el sentimiento de falta de control a casi una totalidad de control, ponemos énfasis en las personas y las relaciones, no en las cosas. Para esto, debemos considerar ser efectivo con las personas y eficientes con las cosas, es decir, a las personas no las podemos encasillar en una agenda con un tiempo determinado, debemos trabajar en crear valor en nuestras relaciones y por lo tanto, como ejemplo, no podemos decirle a nuestra esposa que tenemos 10 minutos para estar con ella o decirle a nuestros subordinados que tenemos 5 minutos para atender sus necesidades, eso significaría un bloqueo inmediato a la comunicación. 

Con el pasar del tiempo, se aprende a ganar tiempo de otros cuadrantes para centrarse en el II.  Al trabajar centrado en el cuadrante II, se tiene un sentimiento de control que no se compara con nada conocido, somos consientes de nuestra responsabilidad (habilidad para elegir la respuesta), "LOS QUE MARCAN PRIORIDADES".

Lo dejaremos hasta acá por el momento, ya en las próximas entradas seguiremos avanzado y descubriendo sus ventajas.

PRIMERO LO PRIMERO: EL CUARTO CUADRANTE DE LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Como quedamos de acuerdo anteriormente lo mejor irá al final, así que ahora nos centraremos en el cuarto cuadrante de la matriz de la administración del tiempo.

Este cuadrante incluye todas las cosas triviales, algunas llamadas telefónicas, algunos correos electrónicos, en fin, situaciones que no aportan mucho a nuestra eficacia o eficiencia, en este cuadrante se incluyen las actividades agradables, el ocio, etc.

No es mal visto dedicar cierto tiempo a estas actividades, pero cuando nos centramos en él, sufrimos y le damos el control de nuestras vidas a cosas externas, dejamos de lado las cosas importantes y muchas veces las urgentes para refugiarnos en la flojera. Son aquellos individuos que tienen el lema,"Si tienes algo que hacer mañana, déjalo para pasado mañana", yendo al extremo.

El resultado de esto, es una total irresponsabilidad ante la vida, despidos de empleados, relaciones pobres, entre algunos ejemplos.

Una de las cosas a tener en cuenta es que no se prohíbe ingresar de vez en cuando a este cuadrante, pero tenemos que hacerlo de manera responsable, cuando no tengamos cosas pendientes. Cuando aprendan a trabajar con el cuadrante II, se darán cuenta que tendrán mucho tiempo disponible y parte de este lo pueden dedicar al IV si así lo desean.

Como último mensaje, recordemos que las personas que logran el éxito, generalmente son expertos en triunfar sobre aquellas cosas que a la mayoría no les gusta hacer, como levantarse temprano, entregar los informes en la fecha prevista, dedicar tiempo al desarrollo personal, escuchar a los demás, descansar en vez de salir de fiesta, etc., es decir, tienen sus objetivos claros y lo que deben sacrificar para lograrlo.

Las personas que están inmersas en el cuadrante IV son los "FLOJOS", esos que no les gusta hacer nada por avanzar y culpan a los demás de su desdicha, pero no tienen la menor intención de levantarse de su silla, viven para descansar, jugar, pasarlo bien, sin tomar nada en serio, ni siquiera su propia vida, lamentablemente este ritmo no es sostenible en el tiempo.