PRIMERO LO PRIMERO: DELEGACIÓN EFECTIVA

Descubriendo aún la manera de generar tiempo disponible y hacer el uso efectivo de nuestros recursos, revisamos en la entrada anterior sobre la necesidad de aprender a decir que "NO" sutilmente y a como ganar tiempo de los cuadrantes III y IV.

Otra forma para convertirnos en generadores de capacidad disponible, se centra en el aprendizaje de la delegación efectiva. (DE) 

La DE tiene cierta particularidades que muchas veces no ponemos en práctica, lamentándonos luego de haber encargado algo a otra persona, sin buenos resultados y que mejor lo hubiésemos hecho nosotros mismos, reforzando el dicho, "si quieres que algo salga bien, debes hacerlo tu mismo".

El problema no son los demás, es nuestro paradigma de delegación el que está errado, es básicamente aclarar las expectativas de delegador y delegado para evitar diferencias de interpretación acerca de lo que se está solicitando, para efectuar este proceso de buena manera, se deben cumplir cinco requisitos fundamentales:

1. Resultados deseados, parte fundamental del proceso, se debe generar una comprensión mutua  y clara de lo que se quiere lograr, centrándose en el qué y no en el cómo, la delegación efectiva se centra en los resultados no en los métodos.
2. Directrices, corresponde a los parámetros dentro de los que se puede desenvolver el individuo, se deben señalar las posibles rutas de fracaso, evitando pérdidas de tiempo, pero no decir lo que hay que hacer, para que sea la persona sea la que descubra la solución al problema o su propio camino correcto.
3. Recursos, corresponde a los recursos humanos, económicos, técnicos u organizacionales con los que la persona cuenta para el logro de los resultados.
4. Rendición de cuentas, se debe establecer una norma de evaluación de los resultados y el momento especifico en que esta se llevará a cabo, para avances ó resultado final.
5. Consecuencias, se debe definir claramente lo que sucederá, positivo o negativo, como resultado de la evaluación. Recompensas económicas, psicológicas, asignaciones de tareas, etc.

Como podrán darse cuenta, la mayoría de las veces decimos que delegamos pero en realidad estamos solicitando a alguien que realice una tarea sin especificar nada de lo anterior, es por esto, que la persona realizará su mejor esfuerzo, pero muchas veces sin lograr el objetivo, puesto que no fueron aclaradas las expectativas de ambas partes, el delegado supone que hizo una labor espectacular y el delegador cree que hizo un trabajo discreto, sintiéndose desilusionado, así cae nuevamente en tratar de hacerlo todo el mismo, siendo inefectivo en la administración de su tiempo.

Lo importante para generar capacidad disponible es tomarse un poco de tiempo para aclarar las expectativas de ambas partes, de esta manera, la persona irá poco a poco cumpliendo sus tareas, así, en tareas posteriores, confiaremos que el objetivo será logrado sin importar el método, siendo lo más  importante el conocimiento que tiene el individuo sobre los distintos caminos que puede tomar para llegar a la meta.

Recuerden, no piensen en tratar de hacer todo ustedes mismos, vivimos en un mundo interdependiente por esto, debemos apoyarnos con las demás personas para lograr resultados inimaginables.