PRIMERO LO PRIMERO: EL TERCER CUADRANTE DE LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Como podrán darse cuenta, nos hemos saltado el segundo cuadrante, así dejamos lo mejor para el final, mientras tanto nos preocuparemos del tercer cuadrante, que se enfoca en aquellas cosas que son urgentes pero que no son importantes.

Muchas de estas, tienen que ver con la reputación, ya que estamos constantemente involucrados en las crisis de otros, tenemos enfoque de plazos cortos, pensamos que la planificación y la prevención no valen la pena y nos sentimos totalmente excluidos del control. Ejemplos de esto son aquellas situaciones cuando contestamos todos los llamados telefónicos inoportunos, aceptamos interrupciones de otras personas, estamos dispuestos a asistir a cuanta reunión nos inviten, a pesar de que estas no lleven a ningún lado.

Todo lo que hemos comentado hasta el momento se podría evitar si supiéramos decir que "NO" sutilmente, pero lamentablemente no lo hacemos y recurrimos al lenguaje reactivo del "tengo", tengo que ir a la reunión, tengo que contestar la llamada, tengo que ayudar con el informe, etc. Recuerden que siempre tenemos la voluntad de elegir nuestra respuesta y por lo tanto somos tan culpables como quienes nos empujan a realizar estas actividades.

Este cuadrante (III) se caracteriza por el personaje SUMISO, que se siente con las manos atadas, se siente sin las herramientas y a merced de lo que ocurre en su entorno, no tiene control sobre nada, esta situación puede llegar a generar mucho estrés, ya que el círculo de influencia es demasiado pequeño en comparación con el círculo de preocupación.

Consejo, aprendamos a reconocer el valor para nuestras vidas de las cosas importantes, aprendamos a decir "NO" sutilmente sin parecer maleducado, enfoquémonos en las cosas que realmente nos dejan la sensación de ir avanzando en la concreción de nuestras metas.

Te dejo planteada esta inquietud. ¿Actúas como SUMISO en tu hogar o tu trabajo?

PRIMERO LO PRIMERO: EL PRIMER CUADRANTE DE LA MATRIZ DEL TIEMPO

Bueno, ahora nos vamos de lleno en el estudio detallado de los cuadrantes de la matriz de la administración del tiempo, como les mencioné anteriormente, el primer cuadrante (I) es de las cosas que son muy urgentes y muy importantes, aquellas que requieren de nuestra acción inmediata, entre los ejemplos que podemos nombrar, están, los informes de última hora, la solución de algunos problemas en el hogar, llamadas y encargos de última hora de nuestro jefe, etc.

Como pueden observar, una de las particularidades de este cuadrante, está en la concentración de plazos muy cortos, genera estrés para quienes se ven inmersos en él, además se observa que aquellos que administran desde este cuadrante están en un continuo estado de emergencia, como si pasarán apagando incendios en todo momento al igual que un bombero, haciéndolas personas expertas en administrar crisis. 

Siempre encontraremos con situaciones de este tipo en nuestra vida, pero el mayor problema se presenta que si vivimos siempre en situaciones de estrés, podemos terminar colapsando mentalmente o físicamente.

Para una persona que vive en este cuadrante, se hace muy difícil planificar y pensar en las cosas importantes de su vida, esta demasiado ocupado en otros temas, la prevención y la planificación pasan a segundo plano, no existe tiempo para definir sus roles, metas y objetivos, no tiene tiempo para sus relaciones, sus hijos o su esposa, el chequeo médico puede hacerse la próxima semana, no queda espacio para educarse, en fin, ninguna actividad que genere capacidad de producción (CP) a futuro es considerada, yendo a casos extremos.

Una cosa que se debe tener en cuenta, todo aquello que es muy importante para nuestras vidas y que no revisamos hoy con tiempo, tengan por seguro que mañana será una urgencia del primer cuadrante.

Pongamos este ejemplo:

"Me solicitan que desarrolle el informe para un nuevo producto en mi empresa, tengo tres meses antes de la entrega y presentación, como es bastante, no me preocupo del tema, sé que debo investigar algunas cosas antes de redactar el informe, así que lo dejo para unos días más y me enfoco en lo más urgente. 

Pasan unas semanas y nuevamente recuerdo que tengo que entregar el informe, como soy muy seguro de mis capacidades, espero unos días más. 

Pasan los días y finalmente estoy a una semana de la entrega, así que procedo a investigar del tema, sé que puedo terminarlo en la fecha estipulada, ya que tengo esta costumbre desde la universidad, dejar las cosas hasta última hora. 

El problema se presenta cuando comienzo mi investigación, debo entrevistarme con algunas personas y tengo muchos problemas para coordinar mi agenda con la de ellos, pero finalmente logro reunir todo lo que necesito dos días antes de la entrega del informe, ahora debo trabajar dos noches seguidas para poder cumplir y presentar en la fecha prevista.

Por fin llegó el gran día, pude terminar una hora antes de la presentación, soy un genio. 

Lamentablemente ocurrió un problema, durante la reunión de presentación, me preguntaron algunas cosas que tuve que dejar fuera, por el poco tiempo que tenía, mi jefe se molestó bastante, así que tengo hasta mañana por la mañana para entregar lo que falta. Me siento fatal, estoy muy cansado, pero no tengo otra opción, tendré que trabajar hasta tarde."

Como pueden ver en este ejemplo, la persona no quiso aprovechar el tiempo que tenía y postergo hasta que algo muy importante para su credibilidad como profesional se volvió una urgencia del primer cuadrante, termino con su reputación dañada y muy cansado, pudiendo afectar en su desempeño de la semana completa.

Así existen muchos ejemplos en los diferentes roles que desempeñamos, traten de observar durante esta semana, que cosas estamos dejando de hacer que pueden convertirse en una urgencia. Además hagan una evaluación personal para ver si actualmente están actuando como bomberos con sus obligaciones.

PRIMERO LO PRIMERO: LA CUARTA GENERACIÓN Y LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Bueno, por fin llegamos a la cuarta generación de la administración del tiempo, no me gustaría decir que es la mejor, eso se lo dejo a cada uno de ustedes por la experiencia que puedan tener, pero les puedo contar que para mi fue lo más espectacular que podría haberme sucedido, ya que comencé a vivir los días de manera diferente.  Anterior a esto, utilizaba mucho la tercera generación, era muy apegado a mi programación y no me apartaba siquiera un centímetro de la planificación, los tiempos para las citas eran estrictos, tampoco era flexible con las cosas que debía hacer, mi plan era demasiado rígido, no consideraba a las personas, trataba de ser lo más eficiente  posible, generando mucho estrés en quienes me rodeaban y a mi mismo, el problema, era el sentir de que mientras más me esforzaba en controlar todo, peor era el resultado.

Ahora es todo mejor, al trabajar con la matriz de la administración del tiempo, me dí cuenta que era mejor centrarse en las cosas importantes, ya que estas son aquellas las que dan la sensación de ir avanzando, en cambio si nos preocupamos de las cosas urgentes solamente, lo único que obtenemos es estrés y un vacío en el estómago.

La matriz es muy simple, partimos de la premisa que existen cosas que pueden ser de menos urgentes a muy urgentes, además de menos importantes a muy importantes, con esto surgen los cuadrantes.

El primer cuadrante (I) es de las cosas que son muy urgentes y muy importantes, por lo que requieren de nuestra acción inmediata, tales como, informes de última hora, solucionar un problema en el hogar, llamadas de nuestro jefe, concentración en plazos muy cortos, los otros ejemplos se los dejo a su imaginación.

El segundo cuadrante (II) es de las cosas que no son muy urgentes, pero si son muy importantes, por lo general, como tenemos tiempo las dejamos de lado, pero el problema es que estas cosas se pasan al cuadrante I si no las hacemos. Por ejemplo, usted debe entregar un informe a la junta directiva dentro de dos meses, se puede dar cuenta que tiene tiempo suficiente para recopilar información e interiorizarse del problema tranquilamente, lo malo, es que como tiene bastante tiempo lo deja de lado para dar solución a cosas más inmediatas olvidando por completo el informe. ¿Qué sucede el último día antes de la entrega?

El tercer cuadrante (III) es de las cosas muy urgentes, pero no muy importantes, no suman mucho a nuestra gestión personal, generalmente se concentran en plazos cortos pero aportan soluciones para otras personas. Algunas llamadas telefónicas, interrupciones en la oficina, algunos correos electrónicos, reuniones mal dirigidas que generan pérdidas de tiempo, etc.

El cuarto cuadrante (IV) es de las cosas que nos son urgentes y tampoco son importantes, puro descanso y nada más, por ejemplo ver televisión, jugar playstation todo el día, dormir siesta, no hacer nada, puras trivialidades, eso sí, podrán estar de acuerdo conmigo que no es malo hacerlo, pero los excesos no son muy buenos, así que la idea es tratar de dosificar un poco y complementar con otras actividades.

Para utilizar esta herramienta de manera efectiva debemos aprender bien de que se trata cada cuadrante, la finalidad es generar capacidad disponible, convertirnos en expertos en crear capacidad de producción para equilibrar el CP/P. Eso lo podemos lograr centrándonos en el cuadrante II.

Recuerden algo, "Eficiente con las cosas, Efectivos con las personas", más adelante veremos de que se trata.