PRIMERO LO PRIMERO: EL PRIMER CUADRANTE DE LA MATRIZ DEL TIEMPO

Bueno, ahora nos vamos de lleno en el estudio detallado de los cuadrantes de la matriz de la administración del tiempo, como les mencioné anteriormente, el primer cuadrante (I) es de las cosas que son muy urgentes y muy importantes, aquellas que requieren de nuestra acción inmediata, entre los ejemplos que podemos nombrar, están, los informes de última hora, la solución de algunos problemas en el hogar, llamadas y encargos de última hora de nuestro jefe, etc.

Como pueden observar, una de las particularidades de este cuadrante, está en la concentración de plazos muy cortos, genera estrés para quienes se ven inmersos en él, además se observa que aquellos que administran desde este cuadrante están en un continuo estado de emergencia, como si pasarán apagando incendios en todo momento al igual que un bombero, haciéndolas personas expertas en administrar crisis. 

Siempre encontraremos con situaciones de este tipo en nuestra vida, pero el mayor problema se presenta que si vivimos siempre en situaciones de estrés, podemos terminar colapsando mentalmente o físicamente.

Para una persona que vive en este cuadrante, se hace muy difícil planificar y pensar en las cosas importantes de su vida, esta demasiado ocupado en otros temas, la prevención y la planificación pasan a segundo plano, no existe tiempo para definir sus roles, metas y objetivos, no tiene tiempo para sus relaciones, sus hijos o su esposa, el chequeo médico puede hacerse la próxima semana, no queda espacio para educarse, en fin, ninguna actividad que genere capacidad de producción (CP) a futuro es considerada, yendo a casos extremos.

Una cosa que se debe tener en cuenta, todo aquello que es muy importante para nuestras vidas y que no revisamos hoy con tiempo, tengan por seguro que mañana será una urgencia del primer cuadrante.

Pongamos este ejemplo:

"Me solicitan que desarrolle el informe para un nuevo producto en mi empresa, tengo tres meses antes de la entrega y presentación, como es bastante, no me preocupo del tema, sé que debo investigar algunas cosas antes de redactar el informe, así que lo dejo para unos días más y me enfoco en lo más urgente. 

Pasan unas semanas y nuevamente recuerdo que tengo que entregar el informe, como soy muy seguro de mis capacidades, espero unos días más. 

Pasan los días y finalmente estoy a una semana de la entrega, así que procedo a investigar del tema, sé que puedo terminarlo en la fecha estipulada, ya que tengo esta costumbre desde la universidad, dejar las cosas hasta última hora. 

El problema se presenta cuando comienzo mi investigación, debo entrevistarme con algunas personas y tengo muchos problemas para coordinar mi agenda con la de ellos, pero finalmente logro reunir todo lo que necesito dos días antes de la entrega del informe, ahora debo trabajar dos noches seguidas para poder cumplir y presentar en la fecha prevista.

Por fin llegó el gran día, pude terminar una hora antes de la presentación, soy un genio. 

Lamentablemente ocurrió un problema, durante la reunión de presentación, me preguntaron algunas cosas que tuve que dejar fuera, por el poco tiempo que tenía, mi jefe se molestó bastante, así que tengo hasta mañana por la mañana para entregar lo que falta. Me siento fatal, estoy muy cansado, pero no tengo otra opción, tendré que trabajar hasta tarde."

Como pueden ver en este ejemplo, la persona no quiso aprovechar el tiempo que tenía y postergo hasta que algo muy importante para su credibilidad como profesional se volvió una urgencia del primer cuadrante, termino con su reputación dañada y muy cansado, pudiendo afectar en su desempeño de la semana completa.

Así existen muchos ejemplos en los diferentes roles que desempeñamos, traten de observar durante esta semana, que cosas estamos dejando de hacer que pueden convertirse en una urgencia. Además hagan una evaluación personal para ver si actualmente están actuando como bomberos con sus obligaciones.