PRIMERO LO PRIMERO: LA CUARTA GENERACIÓN Y LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Bueno, por fin llegamos a la cuarta generación de la administración del tiempo, no me gustaría decir que es la mejor, eso se lo dejo a cada uno de ustedes por la experiencia que puedan tener, pero les puedo contar que para mi fue lo más espectacular que podría haberme sucedido, ya que comencé a vivir los días de manera diferente.  Anterior a esto, utilizaba mucho la tercera generación, era muy apegado a mi programación y no me apartaba siquiera un centímetro de la planificación, los tiempos para las citas eran estrictos, tampoco era flexible con las cosas que debía hacer, mi plan era demasiado rígido, no consideraba a las personas, trataba de ser lo más eficiente  posible, generando mucho estrés en quienes me rodeaban y a mi mismo, el problema, era el sentir de que mientras más me esforzaba en controlar todo, peor era el resultado.

Ahora es todo mejor, al trabajar con la matriz de la administración del tiempo, me dí cuenta que era mejor centrarse en las cosas importantes, ya que estas son aquellas las que dan la sensación de ir avanzando, en cambio si nos preocupamos de las cosas urgentes solamente, lo único que obtenemos es estrés y un vacío en el estómago.

La matriz es muy simple, partimos de la premisa que existen cosas que pueden ser de menos urgentes a muy urgentes, además de menos importantes a muy importantes, con esto surgen los cuadrantes.

El primer cuadrante (I) es de las cosas que son muy urgentes y muy importantes, por lo que requieren de nuestra acción inmediata, tales como, informes de última hora, solucionar un problema en el hogar, llamadas de nuestro jefe, concentración en plazos muy cortos, los otros ejemplos se los dejo a su imaginación.

El segundo cuadrante (II) es de las cosas que no son muy urgentes, pero si son muy importantes, por lo general, como tenemos tiempo las dejamos de lado, pero el problema es que estas cosas se pasan al cuadrante I si no las hacemos. Por ejemplo, usted debe entregar un informe a la junta directiva dentro de dos meses, se puede dar cuenta que tiene tiempo suficiente para recopilar información e interiorizarse del problema tranquilamente, lo malo, es que como tiene bastante tiempo lo deja de lado para dar solución a cosas más inmediatas olvidando por completo el informe. ¿Qué sucede el último día antes de la entrega?

El tercer cuadrante (III) es de las cosas muy urgentes, pero no muy importantes, no suman mucho a nuestra gestión personal, generalmente se concentran en plazos cortos pero aportan soluciones para otras personas. Algunas llamadas telefónicas, interrupciones en la oficina, algunos correos electrónicos, reuniones mal dirigidas que generan pérdidas de tiempo, etc.

El cuarto cuadrante (IV) es de las cosas que nos son urgentes y tampoco son importantes, puro descanso y nada más, por ejemplo ver televisión, jugar playstation todo el día, dormir siesta, no hacer nada, puras trivialidades, eso sí, podrán estar de acuerdo conmigo que no es malo hacerlo, pero los excesos no son muy buenos, así que la idea es tratar de dosificar un poco y complementar con otras actividades.

Para utilizar esta herramienta de manera efectiva debemos aprender bien de que se trata cada cuadrante, la finalidad es generar capacidad disponible, convertirnos en expertos en crear capacidad de producción para equilibrar el CP/P. Eso lo podemos lograr centrándonos en el cuadrante II.

Recuerden algo, "Eficiente con las cosas, Efectivos con las personas", más adelante veremos de que se trata.